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档案接收进馆标准


索引号:YC08506-1012-2018-0002 公开目录:规范性文件 发布日期:2018-10-12 11:13
主题词: 发布机构:档案局 文       号:

档案接收进馆标准

为保证进馆档案质量,实现馆藏档案管理的规范化、标准化和现代化,更好地为党和国家积累档案史料,为社会各界提供服务,根据《档案法》、《山西省档案管理条例》等档案工作法律、法规,制定本标准。

一、按全宗整理移交档案

1.进馆档案必须以全宗为单位进行整理,根据进馆要求,及时向档案馆移交档案;

2.凡反映单位主要职能活动,具有科学研究和查考利用价值、需要长期以上保存的全部档案,均应收集齐全,确保全宗的完整,经过系统整理后,按规定向档案馆移交。

二、全宗内档案进馆范围

1.文书档案:永久、长期(30年);

2.专门档案(含各单位业务档案);

3.特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(荣誉档案要求获省级以上荣誉);

4.各类编研材料,包括组织机构沿革、公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

三、全宗内档案分类科学,编号规范

1.一个全宗内要确定统一的分类方案,根据档案属性划分档案的种类,做到门类之间界限清楚,层次分明;

2.全宗内文书档案类别设置合理,按保管期限--年度--问题(或组织机构)分类;会计档案按年度--形式分类;科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定;其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准;

3.全宗内档案的编号排列按统一标准,以卷为单位整理时,档号编制为全宗号--目录号--案卷号;以件为单位整理时,档号设置按国家档案局有关规定执行。

四、档案整理要求

全宗内所有档案应收集齐全,经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,要遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的有机联系。

五、案卷质量

各类进馆档案案卷必须完整无缺,并装入档案盒,案卷质量应符合以下标准。

1.文书档案;

⑴卷皮及封面填写符合要求,内容完整(单位名称在第一行),无破损;

⑵卷内目录中填写的题名、文号、日期等内容要完整、准确、规范;

⑶页码编写准确,无重号、空号、缺号;

⑷备考表填写完整;

⑸卷脊年代号和案卷号为黑色,可手写,年代号要写全,数字符号全部横排。

2.实物档案按件编目;

3.录音录像档案按盒编目;

4.照片档案以册编目;

5.会计档案等专门档案按照国家相关标准执行;

6.各类业务档案一般按照各系统条线规定执行,没有规范的,参照文书档案标准实施。

六、检索工具

1.全宗内所有档案门类要编制案卷目录(文书档案以件归档整理的提供归档文件目录)。文书档案、照片档案需编制全引目录,专门档案(含业务档案)根据实际情况确定;

2.目录装订符合要求。大小为A4尺寸;

3.在移交纸质目录时,同时移交相应的目录电子版。

七、移交文件编制

1.编写全宗介绍。全宗介绍的编写应参照中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》内要求,以文字述叙的形式介绍全宗构成者的组织机构沿革,全宗内档案基本情况、全宗内档案内容与成份;

2.编写档案分类方案。该方案涵盖所有进馆档案的门类,每一门类档案的类目设置。

八、档案的移交

档案移交给档案馆时,移交单位分管领导要在场,参加交接仪式。交接双方必须当面认真清点,做到移交清册中的档案数量和实际数量一致。移交单位需同时提交“移交目录”一式两份,经档案馆人员验收后,双方签字,各执一份。

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